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儀器設備是實現(xiàn)檢測/校準的技術手段, 儀器設備的管理是確保檢驗工作能有序開展的重要內容, 通過不斷增強儀器管理、提升實驗室管理能力, 有助于保證結果數(shù)據(jù)的有效性、準確性。

1.儀器設備管理的任務

儀器設備管理的任務, 就是通過有效措施, 做好儀器設備的管理、維護和保養(yǎng), 貫徹以預防為主, 維護保養(yǎng)和合理使用并重的方針, 充分發(fā)揮其投資效能。在實驗室信息化管理系統(tǒng)儀器管理應用模塊針對實驗室儀器的信息數(shù)據(jù)、維保維修、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、儀器狀態(tài)等基本信息進行規(guī)范化的管理工作，并實現(xiàn)對儀器設備進行統(tǒng)一管理的功能，可制定儀器作保養(yǎng)、檢測、維修計劃，同時反映和記錄儀器檢測、保養(yǎng)、維修情況，以及保養(yǎng)、維修過程中發(fā)生的費用、人工、物料耗用等情況，記錄儀器設備的狀態(tài)并進行科學化管理。

2.儀器設備的計劃管理

儀器設備的計劃管理應從以下幾個方面考慮:一是申購計劃的編制。按照保證重點、兼顧一般、綜合平衡、全面安排的原則, 考慮儀器設備所用的檢測/校準配套標準, 提出儀器設備申購計劃, 并做好正確的選型和可行性論證。二是儀器設備申購計劃的審批和實施。儀器設備的申購計劃通常經(jīng)科室主任簽署意見后, 由實驗室管理層審核批準。計劃實施中應注意在合同簽訂時, 對所訂儀器設備品名、規(guī)格、型號、技術指標、質量要求要闡述清楚;生效的合同, 應指定專人管理并記錄執(zhí)行情況;到貨后應按合同條款規(guī)定及時驗收。

3.儀器設備的常規(guī)管理

常規(guī)管理主要有以下幾個方面:

3.1儀器設備的建賬

設備儀器的臺賬管理包括設備基礎驗收、儀器建檔、儀器試用、儀器校準和綜合驗收。實驗室管理人員在對儀器設備進行完驗收后在LIMS系統(tǒng)儀器設備管理菜單功能中建立儀器檔案，包括填寫儀器編號、名稱、狀態(tài)信息、生產(chǎn)廠商等基本信息。

依照設備購進、入庫、調撥、借用、報廢等時間順序建立日記賬、流水賬或時序帳。它為儀器設備的流動過程提供了可靠的原始資料。

3.2儀器設備的編號、建卡

無論是庫存或在用的儀器設備, 都應按照要求進行分類編號, 將號碼分別寫在入庫單、帳頁、卡片、儀器設備及附件上。標在儀器設備及附件上的編號要醒目、整潔、統(tǒng)一, 以便查看。

3.3儀器設備的保管

一是要配備合格的管理人員、使用人員和維修人員;二要建立健全儀器設備使用、管理的規(guī)章制度;三要為儀器設備創(chuàng)造良好的工作環(huán)境;四要按照儀器設備的性能合理安排工作任務和工作負荷, 避免儀器設備超負荷、越性能、越范圍工作, 人為地縮短其使用壽命。

在LIMS系統(tǒng)中設置儀器的周期性的維護計劃，定期的進行儀器維護及更換部件、潤滑，是保證儀器正常運行的關鍵手段，計劃系統(tǒng)提供完整的儀器維護進度計劃。

（1）創(chuàng)建周期性保養(yǎng)計劃

（2）保養(yǎng)維護提醒

根據(jù)保養(yǎng)維護計劃的設定，如果保養(yǎng)維護在超過時間間隔/次數(shù)間隔/參數(shù)限定值時LIMS系統(tǒng)會自動提醒相關人員（提醒方式需要用戶確定，可設置在線實時提現(xiàn)，短信提現(xiàn)，微信提醒等）。

3.4儀器設備的維修管理

LIMS系統(tǒng)中可以生成記錄報告，儀器保管員報告那臺設備出現(xiàn)什么故障到儀器維修部。由維修工程師現(xiàn)場確認后在系統(tǒng)中進行狀態(tài)更改為維修狀態(tài)。維修工程師現(xiàn)場維修，維修工程師填寫維修記錄。

儀器維修好后返回給實驗室，由實驗室負責人對該儀器狀態(tài)進行確認；若需要進行校準則在確認時選擇需校準。此時LIMS系統(tǒng)中狀態(tài)為停用。實驗人員校準后，狀態(tài)改為合格。

設備達到使用年限或有替代設備或損壞后不能或不必修復時, 經(jīng)論證批準后可予報廢。報廢設備中部分件可降級使用。

3.5儀器設備的技術管理

檢測儀器在建檔后進入LIMS系統(tǒng)，實驗室需要指定儀器保管人。最重要的是要對實驗室使用者進行培訓，走人員培訓流程，發(fā)送培訓邀請，考核通過后才獲得授權使用該儀器。具體由實驗室負責人負責儀器培訓的組織和授權，并記錄考核結果。在儀器設備中科設置相應的使用及管理權限。

在儀器使用過程中儀器管理員確定是否進行期間核查，如需要則由保管人進行核查。核查如有問題進入維修流程，沒有問題則繼續(xù)使用。期間核查的時間需要能自動變化。

一是儀器設備的驗收。設備的驗收是設備購置過程的結束, 也是常規(guī)管理的起點。驗收是了解儀器設備技術性能、建立原始檔案的過程。二是儀器設備維護保養(yǎng)。儀器設備在日常使用中, 由于外部、內部各種因素影響, 都會改變儀器設備的工作性能。為保證其正常運行, 延長使用壽命, 實驗室的設備管理與使用部門要認真做好設備的維護保養(yǎng)工作。三是儀器設備的修理。設備在長時間的運行過程中, 出現(xiàn)磨損、故障、老化是一種自然規(guī)律, 要進行事故維修、計劃預防維修、維修預防等修理方式。四是設備技術檔案的建立和管理。建立完整的技術檔案是正確使用設備, 考核和評價其性能和指標的重要手段。主要以原始檔案和使用檔案進行管理, 原始檔案包括申購報告、論證報告、訂貨合同、驗收記錄及隨機技術資料;使用檔案包括每次使用的操作人員、操作時間、工作內容、運行情況及結果等。

LIMS儀器設備管理系統(tǒng)以實驗室儀器設備為中心，將儀器儀器采用先進的計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術和標準化的實驗室管理思想，組成一個全面、規(guī)范的管理體系，為實現(xiàn)分析數(shù)據(jù)網(wǎng)上調度、分析數(shù)據(jù)自動采集、快速分布、信息共享、分析報告無紙化、質量保證體系順利實施、成本嚴格控制、人員量化考核、實驗室管理水平整體提高等各方面提供技術支持。