實驗室日常的項目文檔種類繁多，進行規(guī)范地文件管理不僅可以確保文檔數(shù)據(jù)以電子形式集中管理，而且還能完全按照要求對文檔數(shù)據(jù)進行靈活地分類。

在LIMS數(shù)字化實驗平臺中，提供將文檔集中管理的功能，實現(xiàn)單一數(shù)據(jù)源管理和基于權(quán)限控制的數(shù)據(jù)訪問，并管理文檔的版本歷史和狀態(tài)。系統(tǒng)還將提供相應(yīng)的文檔檢索手段，通過文檔屬性的復(fù)合條件來查詢所需要的文檔。

1. 實現(xiàn)圖文檔的分類與管理

按照業(yè)務(wù)文件分類要求管理圖文檔，科為每類文檔進行自定義屬性定制。

2. 圖文檔的版本控制

采用版本、版次的兩級版本管理機制。當(dāng)一個對象被一個用戶檢出進行修改時，這個對象在系統(tǒng)內(nèi)部被鎖住，以防不同用戶對同一對象進行操作造成版本的混亂。這時其他用戶只能對鎖住的對象進行拷貝等非修改性操作。

3. 圖文檔的查詢

系統(tǒng)在自定義設(shè)置模式下，提供多條件組合查詢；提供通配符查詢；支持查詢方式的圖形化定制；通過引用和被引用查詢，做到更改影響面分析。

4. 圖文檔的關(guān)聯(lián)

實現(xiàn)以實驗委托單為中心，通過適當(dāng)?shù)年P(guān)系實現(xiàn)所有的相關(guān)圖文檔和實驗BOM、實驗項等的關(guān)聯(lián)。

5. 文檔模板的定制及調(diào)用

能夠?qū)崿F(xiàn)文檔模板的定制，在創(chuàng)建文檔時，可以調(diào)用企業(yè)已有的文檔模板。

6. 文檔的上傳

能夠?qū)崿F(xiàn)方便、快捷的文檔上傳功能，可把在個人電腦上已編制好的文件，直接拖拽到數(shù)字化實驗平臺中，并和相應(yīng)對象建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。

7. 文檔內(nèi)容瀏覽管理

1) 能夠?qū)崿F(xiàn)文檔內(nèi)容的可視化，通過數(shù)字化實驗平臺的內(nèi)嵌可視化工具，可直接在系統(tǒng)中瀏覽各種文件內(nèi)容，不用再重新打開文檔編輯器進行瀏覽，不但可以快速瀏覽文檔的內(nèi)容，而且保證了文檔的安全性。

可以支持多個對象的圖像瀏覽。例如：各種Office文件（如：WORD、EXECL、PPT等），各種圖形圖像文件（如：JPG、TIF、BMP、PNG、JT、DWG等格式）。

2)能夠?qū)崿F(xiàn)文件格式轉(zhuǎn)換功能，可將各種Office文檔直接轉(zhuǎn)換成PDF文件。

3)能夠?qū)崿F(xiàn)調(diào)用本地應(yīng)用程序功能，可雙擊文件，調(diào)用本地應(yīng)用程序打開各種文件內(nèi)容。

4）實現(xiàn)基于業(yè)務(wù)規(guī)則的靜態(tài)權(quán)限的控制：可根據(jù)用戶參與的項目、擔(dān)任的角色、所訪問的對象類型、對象所處于的狀態(tài)以及用戶執(zhí)行的操作功能動態(tài)地解算用戶對數(shù)據(jù)的訪問操作權(quán)限，可由系統(tǒng)管理員進行靈活配置。

5)實現(xiàn)臨時權(quán)限控制：可由具有授權(quán)權(quán)限的管理者用戶在某些特殊情況下，對某個具體的數(shù)據(jù)對象為某個用戶或者用戶小組授權(quán)(如：復(fù)制、創(chuàng)建關(guān)系、瀏覽、檢出/檢入等)，并且可以靈活設(shè)定授權(quán)的有效時限。

6)實現(xiàn)與流程相結(jié)合的動態(tài)權(quán)限控制：流程參與者根據(jù)所參與活動類型的不同具有相對應(yīng)的流程對象操作權(quán)限，這些活動類型包括簽審人員、作業(yè)分派任務(wù)、分發(fā)通知等，以便于工的順利完成，任務(wù)一旦完成，這種權(quán)限將會被系統(tǒng)收回，以保證數(shù)據(jù)的安全性。

實驗室數(shù)字化管理系統(tǒng)針對文件的備份與恢復(fù)：

1)提供基于數(shù)據(jù)對象（DATA目錄以及軟件安裝目錄、數(shù)據(jù)庫、物理卷）級別的備份工具。

2)提供兩種備份環(huán)境：基于LAN的備份和基于SAN網(wǎng)絡(luò)的備份。

3)能夠根據(jù)備份對象的各自特點，制定不同的備份策略。

4)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的普通恢復(fù)和災(zāi)難恢復(fù)。

LIMS實驗室信息化管理系統(tǒng)文檔管理功能，是通過文件信息化解決方案及文件綜合利用相結(jié)合，實現(xiàn)文件全流程管理、并可以保證文檔數(shù)據(jù)的完整性，避免數(shù)據(jù)的“丟失”。此外，系統(tǒng)通過配套的數(shù)據(jù)安全解決方案，還可以確保文檔的共享和訪問能夠處于有效的控制之下。利用LIMS實驗室數(shù)字化管理系統(tǒng)，可對實驗室業(yè)務(wù)文檔進行快捷、高效地標準化管理，實現(xiàn)實驗項目文件全方位的流程性管理，避免實驗室人工操作誤差，讓實驗室資源隨時便捷利用。